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あなたのメールは大丈夫？
この記事では仕事ができない人のメールの特徴について書いていきます。
メールは社会人であれば必ず使用する重要なツールです。
- メールがわかりづらい。
- 何が言いたいのかわからない。
- 言いたい事が伝わらない。
こういったメールを送ってくる人って意外と多くないですか？
そして、あなたはわかりやすいメールを書いていますか？
実はこのようなわかりづらいメールも意識をするだけでわかりやすく変える事が出来ます。
この記事では仕事ができない人のメールの特徴を５つお話していきます。
この記事を読めば「どのようなメールがわかりづらいか」を理解する事が出来ます。
これが理解できれば、あなたがメールを送る際、気をつけてわかりやすいメールを送る事が出来るので、是非明日から職場で使ってみてください。
仕事が出来ない人のメールの特徴
仕事ができない人のメールの特徴は以下の5つです。
- 件名がわかりづらい。
- 件名に期限が書いてない。
- 結論が出てこない。
- 何が言いたいのかわからない。
- 無駄な言葉が多い。
みなさんは思い当たる節がないですか？それでは1つずつ説明していきますね。
件名がわかりづらい
まず1つ目は「件名が分かりづらい」です。
あなたはわかりやすい件名をつけてメールを送っていますか？
忙しい人ビジネスマンは1日に何百通ものメールが届きます。そしてそれを取捨選択してさばかなければなりません。その際にメールの件名で一目で中身が想像出来るような件名をつけてあげましょう。
具体的なテクニックで言うと、
【依頼】【相談】【質問】【情報共有】【重要】【至急】
これぐらいはメールの冒頭でわかるように書いておきましょう。そうすればどれだけ忙しい人でも返してくれやすくなります。
また、過去のメールの件名を流用するのもやめましょう。たまに過去のメールに全く違う話題を書いてくる人っていないですか？
こういったメールは後からメールを探す時に非常に見つけづらいので、しっかり内容に合わせて都度メールの件名は変えましょう。
メールは見る人の立場に立ってメールを作成するのが大事ですね！
件名に期限が書いていない
2つ目は「件名に期限が書いていない」です。これ、意外とできてない人が多いです。
先程も話しましたが、1日に何百件もメールを捌く上で「至急度」や「重要度」は判断基準として非常に重要です。急ぎで対応する必要があるのであれば、それは優先順位を上げて対応せざるを得ないからです。
たくさんのメールの中でしっかりとメールに期限が書いてあれば、相手の優先順位付けに非常に役に立つことができます。
あなたが忙しい時、ただメールを一通だけされて、電話もされないとその至急度なんてわかりませんよね？
しかもこのようにメールの件名に期限を書いていない人に限って、しばらくして期限直前になったタイミングで電話をしてくるのです。
そういった対応はメールを受ける相手のためにならないので、しっかりと件名に期限を書くようにしましょう。
結論が出てこない
３つ目は「結論が出てこない」です。
あなたはメールの最初に結論を書いていますか？
もちろん場合によっては背景から説明することが大事な時はありますが、基本的には結論を冒頭部分に書いた方がわかりやすいです。
特に人に何かを依頼する場合は、まず依頼事項を冒頭に書きましょう。
- 依頼内容（例、至急アンケートに回答してほしいです。）
- 理由や背景（例、明日急遽社長に説明する必要があるため、アンケート結果が必要です。）
- 内容詳細（例、アンケートは〇〇と言った内容についてです。こんな回答だと嬉しいです。）
- 期限（例、明日１２：００まで） ※期限は件名にも入れる
このように依頼事項を最初に書いてあげて、その後に背景や内容の詳細を書いてあげると理解してもらいやすいです。
特に人に何かを依頼する時はしっかり「理由・背景」を記載しましょう。ここが欠けている人はすごい多いです。人に動いてもらう際には「なぜ動かなければいけないのか」を依頼された側がきちんと理解する事が重要なのです。
何が言いたいのかわからない
４つ目は「何が言いたいのかわからない」です。
具体的に言うと「So What」つまり「だから何？」の部分が欠けているメールです。
「そのメールで何を伝えたいのか」が非常にわかりづらい文章を送ってくる人ってたまにいますよね？
ただの情報共有なのか、相談なのか等を最初に書いてあげることも大事ですし、結論→理由→例→結論といった形でわかりやすく文章を書くことも重要です。そして何より、「だから何なのか」をきちんと書いてあげるようにしましょう。
無駄な言葉多い
最後の1つが「無駄な言葉が多い」です。一番わかりやすいものだと無駄に丁寧な挨拶や言い回しとかです。
もちろんこれはお客様や取引先に送るなど、送る相手との関係によっても違いますが、基本的に社内のメールであれば、初対面の人でない限り、「お世話になっております」「おはようございます」こういった挨拶言葉は時間の無駄です。
また、「大変恐縮ですがよろしくお願いします」といった言葉も別になくても話は成立しますよね？
本当に忙しい人に対してメールをする時は「お忙しいところ申し訳ありません。」といった心のケアが必要な事もケースによってはあるでしょうが、この場合も何度もそういった言葉を使う必要はありません。
しっかりとわかりやすい文章を、短く書いて相手の時間を減らす事の方が相手のためになります。
なのでメールはなるべく短い文章になるよう心がけましょう。
まとめ
いかがだったでしょうか？まとめると仕事ができない人のメールの特徴は５つです。
- 件名がわかりづらい。
- 件名に期限が書いてない。
- 結論が出てこない。
- 何が言いたいのかわからない。
- 無駄な言葉が多い。
あなたが企業で働く上ではメールは必要不可欠なツールです。
メールで大事なのは、「相手のことを考えてメールを送る」ということです。
相手がわかりやすく、そして相手の時間をなるべくとらないようなメールを書く習慣をつけましょう。
今回紹介した5つのことを意識すれば、メールはわかりやすくなるはずです。
わかりやすいメールをかけるだけで、あなたは職場で信頼を得ることもできます。
誰でも意識すれば簡単にできることです。まずは全て完璧にやるのではなく、1つずつ意識を変えてメールの文章をわかりやすくしてみてはいかがでしょうか？
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元々はネガティブで頭から味噌汁をかけられた事もあるいじめられっ子でした。人見知りでメンタルも最弱。そんな僕でも自分の性格や考え方を変えることができ、今では毎日を本当に楽しく生きています。
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