仕事は段取りが8割は本当!?段取りの重要性!

仕事術

仕事は段取りが8割!?

この記事では段取りの重要性と段取りよく仕事をするための方法を書いていきます。

僕も仕事をスマートにこなしたい。
仕事をスマートにやるには段取りさえ気をつければ大大丈だよ!
え、本当に!?じゃあどうやってやれば段取りよくできるの?

仕事をしていれば、かっこよくスマートに仕事したいですよね?わざわざ失敗して怒られたくないですよね?

実は仕事は段取り8割と言われているぐらい、段取りを考えることが重要です。段取りさえうまく考えられれば、仕事はうまくいったも同然なのです。

僕はどちらかと言うと段取りというより、どんどん考えなしに突き進むタイプの人間だったので、たくさんの失敗をしてきました。でもその中で段取りの重要さを知り、徐々にですが、仕事をうまく回せるようになりました。

この記事を読んでいる人には同じような失敗はして欲しくないので、段取りよく仕事を進める方法についてお伝えしていきます。

この記事を読んで実践すれば、あなたの仕事のクオリティが間違いなく上がるので、是非読んでみてくださいね。

段取りの重要性

ではなぜ段取りがそこまで重要か?

それは、目標達成のためには目標設定と目標からの逆算が必要不可欠だからです。

仕事でいうと、大体の仕事には期限がありますよね?少し当たり前かもしれませんが、この期限までの間にいかに仕事を終わらせるかが重要になってきます。

例えば、来週までにやらなきゃいけない仕事があったとします。ここで来週が期限だということを気にしなかったらこの仕事はどうなりますか?もしかしたら1ヶ月あると思い込んでのんびりやってしまうかもしれないですよね?そしたら期限には仕事は全然終わってない状況になってしまうのです。

なので、「いつまでに」「何をやらなければいけないのか」期限を設定し、それに向けて逆算することが大切になるのです。

段取りで意識すること

じゃあ具体的にどんなことを意識して段取りを組めばよいか?

段取りを組む時は以下の5つのポイントを抑えましょう。

  1. 早めにどんな業務か全体感を掴む
  2. タスクを洗い出す
  3. 期限・優先順位をつける
  4. 途中でチェックし修正する
  5. 常に先を見て動く

これができれば仕事は上手くいきます!それでは少し細かく説明していきますね。

早めにどんな業務か全体感を掴む

まず始めにやるべきなのは、できるだけ早くどんな業務か全体感を掴むこと」です。

つまり何が言いたいかと言うと、段取りは早めに考えましょう。ということです。先ほどお話しましたが、段取りさえ組めてしまえば、あとはその通りに仕事を進めるだけです。でもそもそも段取りを組み始めるのが遅かったらどうなりますか?

そうです。「時すでに遅し。」となってしまうのです。そうならないためにも早めに全体感は掴んでおきましょう。

タスクを洗い出す

次にやるべきなのは「タスク(業務)を洗い出すこと」です。

まず期限までの間に誰がどんなタスク(業務)をやらなければならないのか。全部洗い出しましょう。このタスクの洗い出しについては最初から完璧にやるのは難しいでしょう。どうしても過去の経験も必要になってきます。でもそれでもいいのです。

まずは自分なりに絞り出してみること。そしてそれをやりながら修正していけばいいのです。最初はうまくできなくても、慣れれば、もれなくタスクを洗い出せるようになるので、地道に頑張りましょう。

タスクを洗い出す時は2つコツがあります。

  1. 過去の事例を活用する
  2. 実際にイメージする

1つ目は「過去の事例を活用すること」です。これはいわゆる経験というやつですね。新しいことを始める時でも、過去同じような仕事をやったことがあれば、それと似たようなタスクは洗い出せますよね?なので自分がやった仕事の中で似たような仕事はなかったか?を探すといいです。

経験があまりないという方は少し時間がかかるかもしれませんが、2つ目の「実際にイメージすることが有効です。この仕事をするにはどんな作業が必要か。その先は?他にはないか?とイメージしながら自問自答してみましょう。

慣れてくればすぐ出来るようになるので、最初は時間がかかってでも考えることが大事ですよ。

期限・優先順位をつける

タスクを洗い出したら、次は期限と優先順位をつけましょう。いつまでに何をやらなければいけないのか、スケジュールを立てていくのです。

この時一番最後の期限から逆算して期限を決めて行くとタスクごとの期限は考えやすいです。この期限はいいのですが、重要なのが優先順位づけです。優先順位をつける時は「他人が作業をする業務は早めに連携すること」を意識するといいです。

人が作業している間、自分は別の作業ができます。自分の業務だけ優先的にやってしまっても、最後に他の人にお願いをしないといけない場合、どうしてもその仕事は遅くなってしまいます。なので、人が作業することがある場合は早めに連携出来るよう優先順位を上げましょう。

途中でチェックし、修正する

期限と優先順位をつけたら実際に作業に移って行くのですが、ここで重要なのが途中でチェックしてあげることです。作業をしている最中にタスクが漏れていることに気づくことも非常に多いです。最初から完璧な計画を立てれれるのが一番ですが、そうでなくても、途中でチェックして都度軌道修正をしましょう。

これをすることでスピーディ且つ質の高い仕事をすることができます。

常に先を見て動く

最後のポイントが「常に先を見て動くこと」です。

仕事をしているとつい手元の作業に集中してしまいがちです。でもその時、少し難しいかもしれませんが、常に先を見ながら仕事をしましょう。

「次にどんな作業があるか?どうしたら次の作業がスムーズに出来るか?」と考えながら仕事をすると仕事のクオリティが高くなりますし、考慮漏れが少なくなります。仕事を終わらせたのに問題があったからやり直し!なんてなったら嫌ですよね?

そうならない為にも、常に先を見ながら行動しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか?段取りの重要性について理解していただけましたか?

段取りさえ上手くできれば、仕事をスムーズに進めることが出来るので、是非意識してみてください。まとめると上手く段取りを組むためのコツは以下の5つです。

  1. 早めにどんな業務か全体感を掴む
  2. タスクを洗い出す
  3. 期限・優先順位をつける
  4. 途中でチェックし修正する
  5. 常に先を見て動く

僕も若い頃は段取りなんて気にせず、とにかくまず動いていました。でもこの段取りを意識するようになって、より仕事のパフォーマンスをあげることができました。

まだまだ、僕も段取りが上手いとは言えないので、これからも意識して頑張ります。この記事を読んでいるあなたも一緒に頑張りましょう!

仕事ができれば人生楽しくなりますよ。一緒に楽しい人生にしましょう